כל פרויקט באשר הוא יכול להצליח או להיכשל. השאלה היא, כיצד מנהלים אותו. מנהל פרויקטים טוב יידע לזהות גורמי הצלחה וכישלון של פרויקט, ולפעול על פי מה שיביא להצלחתו. להלן נקודות עיקריות לניהול נכון של פרויקט:
- העבודה על הפרויקט מתחילה עוד לפני שהוא קיים, בשלב הרעיון. חשוב לבדוק היטבהאם הרעיון לפרויקט הוא אפקטיבי וכדאי, והאם ניתן לבצעו הלכה למעשה. לעיתים קיימים רעיונות מעולים, אך הוצאתם מהכוח אל הפועל כמעט אינה אפשרית. משום כך, הבנה נכונה כבר בשלב זה יכולה למנוע עוגמת נפש וכישלון בהמשך.
- שלב תכנון הפרויקט הוא השלב הארוך ביותר, ויש לבצעו באופן מדויק. תכנון רשלני יניב פרויקט רשלני.
- קביעת סדר עדיפויות. חשוב מאוד לקבוע, כבר בשלב התכנון, מהו סדר העדיפויות: במה להתחיל, מה חובה לעשות לפני הכל. לפעמים קיים מרכיב בסיסי שצריך להתחיל בו - גם אם הוא פחות חשוב מבחינות אחרות, ויכולים להיות גם שיקולים אחרים בהקשר זה.
- האצלת סמכויות וסיוע חיצוני. פרויקטים גדולים דורשים כוח אדם רב, ולעיתים גם אנשי מקצוע חיצוניים. אל תעשו הכל בעצמכם, שכן זהו מתכון בטוח לכישלון. אתם יכולים וצריכים להיות בשליטה גם אם ישנן משימות שאחרים מבצעים, אך עליכם לוודא שכל אחד קיבל את התפקיד המתאים לו, וכי אתם סומכים עליו שימלא את תפקידו על הצד הטוב ביותר.
- תקשורת. אם האצלתם סמכויות וחילקתם תפקידים אך אין תקשורת טובה ויעילה בין הגורמים השותפים לפרויקט, אזי זו עבודה לריק, וסיכויי הפרויקט להצליח הם אפסיים. לעיתים עדיף להעסיק פחות אנשים ולהשקיע בתקשורת ביניהם, מאשר להעסיק אנשים רבים ללא כל תקשורת, מה שייצור מגדל בבל בעייתי מאוד.
- עמידה בלוחות זמנים. יש לדקדק מאוד בעניין זה, גם מול העובדים המשתתפים בפרויקט. כל חריגה קטנה עלולה לעכב את הפרויקט, במקרה הטוב, ולהחריבו - במקרה הרע. קבעו מראש לוח זמנים שבו תוכלו לעמוד,ואל תחרגו מלוחות הזמנים שקבעתם.
- הכנת תקציב והערכת עלויות. חשוב לזכור, כי גם כאשר נקבע תקציב מסוים, תמיד ייתכנו חריגות לכאן ולכאן, אך באופן כללי חשוב מאוד לפעול במסגרת התקציב, וכמובן - לא להפריז בהוצאות. יש לתכנן מראש כמה אמור הפרויקט לעלות, מהו התקציב עבור הפרויקט, היכן ניתן לחסוך בעלויות, ואיפה צריך לשלם יותר.
- ניהול סיכונים. יש לזהות ולאתר את הסיכונים, וללמוד כיצד להתמודד איתם ואיך למזער נזקים.
- בדיקת הפרויקט לפני הרצתו. יש לבדוק באופן ביקורתי את הפרויקט – כיצד הוא פועל, האם כל המשתתפים יודעים מה לעשות ואיך, והאם התקשורת מתנהלת כשורה בין האנשים. אם ניתן להפעיל את הפרויקט במעין חזרה גנרלית, כדאי לעשות זאת לפני הרצת הפרויקט בפועל.
- חשוב מאוד לערוך בדיקה וביקורת גם בתום הפרויקט. הסקת מסקנות לעתיד היא מרכיב חשוב ביותר גם אם הפרויקט היה מוצלח מאוד. לעיתים המסקנה תהיה,שיש לשמר את הקיים. אך כאשר מדובר בליקויים ובבעיות שצצו במהלך הפרויקט עצמו, הביקורת תהיה כלי יעיל למנוע את הישנותם בעתיד.
בית ספר תפנית מציע קורסניהולפרויקטיםלפרטים על הקורס לחץ
